Systemdokumentation

Verifikationer och verifikationskedja

All bokföring sker med dubbel bokföring. Varje affärshändelse blir en verifikation med verifikationsnummerserie, löpnummer, verifikationsdatum, bokföringsdatum, beskrivning, källa och koppling till underlag.

• Verifikationsnummer tilldelas atomiskt i obruten nummerserie per serie och räkenskapsår
• Bokförda verifikationer är oföränderliga — rättelse sker alltid genom rättelseverifikation (storno), aldrig genom ändring
• Luckor i nummerserien kräver dokumenterad förklaring (BFNAR 2013:2)
• Låsta perioder blockerar alla ändringar på databasnivå

Behandlingshistorik

Systemet för fullständig behandlingshistorik: vem som skapade, bokförde, rättade eller låste, när det skedde och vad som ändrades. Historiken är append-only och kan inte redigeras eller raderas.

Automatisk bokföring — så fungerar den

Nordklart kan föreslå och i vissa fall bokföra affärshändelser automatiskt (banktransaktioner, leverantörsfakturor, kvitton). Automatiken är regelstyrd och spårbar.

• Varje förslag har en konfidensnivå och maskinläsbara orsakskoder som visar VARFÖR förslaget gavs
• Automatisk bokföring sker endast över den konfidensgräns företaget själv ställt in — allt annat hamnar i granskningskön
• Automatiskt bokförda verifikationer märks med systemet som avsändare och kan alltid granskas och rättas via storno
• Företaget kan stänga av automatisk bokföring helt eller per kategori i automationsinställningarna

Arkivering och räkenskapsinformation

Räkenskapsinformation bevaras i minst sju år (BFL 7 kap.). Ursprungliga underlag arkiveras oförändrade.

• Underlagsdokument lagras med WORM-skydd — de kan inte ändras eller raderas när de kopplats till bokförd verifikation
• Exporterade betalfiler och mottagna e-fakturor bevaras som räkenskapsinformation
• SIE-export finns alltid, men utgör inte ensam ett komplett arkiv — dokumentunderlag exporteras separat via arkivexporten
• Säkerhetskopiering och återläsning finns dokumenterat för både molntjänsten och självhostad drift

Friskrivning: Skatteverket

Nordklart skapar underlag, validerar och kan ladda upp deklarationsutkast till Skatteverket där API-stöd finns. Nordklart lämnar ALDRIG in deklarationer för din räkning.

• Inlämning och undertecknande sker alltid av behörig firmatecknare/ombud på Skatteverkets Mina sidor
• Statusen 'väntar på signering' i Nordklart betyder att du måste slutföra inlämningen hos Skatteverket
• Du ansvarar för att kontrollera underlaget innan inlämning

Friskrivning: BankID-signering

BankID används i Nordklart för identifiering och för att signera samtycken (t.ex. byrååtkomst, bankkoppling och finansieringsansökningar).

• Signerade samtycken lagras med tidsstämpel, maskerat personnummer och signaturreferens och kan återkallas där det är rättsligt möjligt
• BankID-signering i Nordklart ersätter inte formkrav som gäller hos externa myndigheter eller motparter
• I produktionsmiljö krävs avtal med en BankID-ansluten identitetsleverantör

Säkerhet

Data skyddas med radnivåsäkerhet (RLS) per företag, krypterade integrationsuppgifter och fullständig granskningslogg.

• API-nycklar lagras hashade och kan aldrig visas igen
• Integrationstokens och certifikat krypteras i vila
• Personnummer maskeras i gränssnitt och loggar
• Inloggning, signering, integrationsanslutningar, periodlåsningar och export av känsliga filer granskningsloggas